기록물'이란 공공기관이 업무와 관련해 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각자료·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다. 모든 공무원은 공공기관의 기록물을 보호할 의무가 있다.
기록물 관리를 총괄·조정하기 위해 행정안전부 장관에 소속되는 중앙기록물관리기관을 둔다. 그 안에는 대통령과 관련된 기록물을 별도로 관리하는 대통령기록관을 둘 수 있고, 기록물관리의 기본정책, 전문관리기관 사이의 협력방안 등을 심의하는 국가기록물관리위원회를 설치해야 한다.
공공기관의 장은 업무의 과정과 결과가 모두 기록물로 남을 수 있도록 필요한 조치를 강구해야 한다. 전문관리기관의 장은 역사자료의 보존을 위해 필요하다고 인정되면 관련 공공기관에 특정사항에 관한 기록물을 생산할 의무를 부과할 수 있다.
대통령과 그 보좌기관이 대통령의 직무수행과 관련하여 생산 또는 접수한 모든 기록물은 중앙기록물관리기관의 장이 대통령의 임기종료 6개월 전부터 임기가 종료될 때까지 수집하여 보존하거나 다음 대통령에게 인계되도록 해야 한다.
기록물관리기관은 보존하는 기록물의 공개여부를 미리 분류해 공개청구에 신속하게 대응할 수 있도록 한다. 비공개로 분류된 기록물이라도 생산된 지 30년이 지나면 공개여부를 다시 분류해야 한다. 기록물을 폐기할 때에는 소관하는 기록물관리기관의 심사를 받아야 한다.
기록물이 유출되어 민간인이 보유하고 있는 경우에는 이를 회수하되, 선의로 취득한 제3자에 대해서는 정당한 보상을 할 수 있다. 또 민간인이 보유한 기록물이 보존할 가치가 크다고 인정되면 국가기록물관리위원회의 심의를 거쳐 국가기록물로 지정할 수 있다.
기록물에 대한 관리는 공공기관 공무수행과 관련하여 생산?접수한 공식 결재문서 뿐만 아니라 국가정책의 입안부터 종결까지 전체 과정을 규명하는 데 필요한 비공식 보고서, 회의록, 메모노트, 시청각물, 행정박물 등 모든 기록정보자료가 대상이며, 대통령기록물은 임기종료 6개월 전부터 종료기간의 사이에 중앙기록물관리기관으로 이관하거나 다음 대통령에게 인계조치하고, 민간기록물에 대해서는 불법유출 기록물은 회수하고, 국가적으로 보존가치가 있는 민간기록물에 대해서 국가기록물로 지정 관리할 수 있도록 한다.
모든 기록물은 관리표준화 원칙에 따라 정해진 보존시설과 장비에 의해서 관리되도록 하고, 공공기관의 기록물 관리부서에서는 일정한 자격요건과 전문지식, 사명감을 갖춘 전문요원 배치를 의무로 한다.
중요 기록물을 무단파기하거나 훼손하여 원본 자체를 멸실시킨 경우에는 징역 7년 또는 1000만 원 이하의 벌금형에 처하도록 하는 등의 규정이 있다.
제주시 총무과 주무관 이정옥
